印刷企业在线输出系统建设

      随着信息化、网络化和数字化印刷技术的飞速发展，传统印刷企业正面临着一个关键的跨越，是坚持原有的生产管理模式还是采用新型的电子商务模式已是摆在企业管理者面前的首要难题。在全球经济一体化及信息化的大环境下，印刷行业也不能孤立其外，必须把握时代发展的脉搏，走原有生产管理与电子商务相结合的道路，并逐步向全面的商务电子化方向发展。

      一、当今印刷企业实施电子商务的意义

      电子商务是指利用先进的电子手段来进行商业、贸易等的商务活动，顾名思义也就是商务活动的电子化。在印刷企业中引入电子商务，是现代企业生产和市场经营管理的必然趋势。

      首先，近年来随着印刷企业的逐渐增多，印刷成本趋于均化，因此企业要保持竞争优势，就必须要寻找到新的利润空间。而拓展企业与上下游企业乃至最终消费者的直接接触，减少中间环节则是一条必由之路。此时，电子商务是最佳选择。

      电子商务的实施不仅仅是改变了企业竞争的基础，同时也转变了他们的经营理念。从一种始终处于被动地位的经营状态转变到主动状态，因为它建立了一种全新的交流方式，直接将产品、生产管理水平、印刷质量和服务质量等相关信息提供给客户，更好地稳固与其客户之间的联系，通过这种双向并且实时的交流，为客户量身定做适合的服务，满足他们的个性化需求，从而更有助于形成一个以客户为核心进行商务运作的企业，在最大限度满足客户需要的同时最大限度地降低企业成本。

      其次引进电子商务模式能够使企业快速收集市场信息，挖掘潜在客户，给企业的发展提供保证。再者，电子商务的实施改变了以往从上到下逐层传递的内部管理方式，通过内部网络使高层领导者与一线执行者可以直接联系，提高了效率。同时也强化了各部门之间的沟通与联系，使得工作、数据的传输更为方便、准确，进一步为企业的决策管理提供科学依据。

      由此可以看到，电子商务的实施，确实能给企业的发展带来很大的优势。鉴于此，到目前为止已有一些先进的企业引进了相关的系统，当前使用最为广泛的就是在线输出系统。

      二、在线输出系统的概念

      在线输出系统主要是针对印前输出中心、数码快印中心、印刷公司、广告公司和设计公司等利用一定的技术与服务平台，通过互联网快速互动地获得客户传递的输出文件及订单数据。现有的在线输出服务平台主要包括客户下单、上传文件和输出中心接单、下载文件两个过程，节省了企业人工接收文件的传统环节，为企业及其客户提高工作效率和经济效益。

      在线输出系统包括用户、网络服务器和企业等3部分，他们构成了在线输出技术架构的节点，整个系统就是这3个节点之间的关联协作。该系统在线性方向的运作过程构成其基本工作流程：

      客户→进入企业网站→下单→输出文件上传成功；

      企业→进入网站的后台管理→下载输出文件→进行输出→完成品送回客户手里。

      三、在线输出系统的技术优势

      在网络环境下诞生的在线输出，让人们采用新的通信和交流手段，拉进了企业与客户之间的距离。距离的改变，使企业、客户之间有了更多的交流机会，更多更复杂的协同操作可以借助互联网完成，企业可以由分布在网络上的多个实体组合而成，如文件数据管理、客户订单管理、客户信息管理、账目管理、客户服务管理等。

      在线输出系统推出之前，人们通常采用E-mail、ftp方式来实现互联网上远程的文件传输，但这两者功能过于单一，无法满足印前行业对文件传送的需要。比如，E-mail自身没有数据库，不能实现客户数据管理，更不可能实现文件传输过程中的互动功能。在线输出系统拥有专门针对企业及客户间文件传递的数据库，客户管理功能强大，并易于操作；同时，在线输出系统拥有虚拟前台，使客户犹如直接面对企业的前台，令下单更加直观。

      在线输出系统的安装条件要求不高，只要安装ADSL（宽带更好）以及拥有一台奔腾Ⅱ以上配置的电脑，就可足不出户地享受在线输出带来的方便、安全及快捷的服务。

      可以说在线输出系统是结合当前印刷企业特有的运作模式及客户关系而产生的在线业务解决方案，对企业及其客户具有双重利益优势，主要体现在以下几方面：

      1. 省去了人工送稿、接稿的环节及其相关费用

      在线输出通过互联网以互动的方式传接稿件，省去了传统人工接稿的烦琐环节，节约了车费及人工送稿等费用。

      2. 不再受时空限制，拓展客户市场，提高工作效率

      只要能上网的地方，都可以享受在线输出快捷、方便以及安全的全天候服务，客户可以遍及全世界每个角落，可以随时随地下达订单给输出中心，并可查看订单情况和进度等信息。

      3. 便于业务及资料管理的数字化，为企业的科学决策提供依据

      在线输出拥有专门记录与客户间文件传递的数据库，实现强大的客户资料管理功能，易于查询及操作，使业务及客户服务和财务工作做到最好。同时也增加了与客户，尤其是固定客户交流的途径，可以从中获取更多详细信息以节约企业运行成本。

      4. 为企业跨区域连锁经营提供技术基础和管理平台

      由于在线输出系统是基于互联网的开放式管理系统，企业通过内部的账号授权即可进行跨区域管理，使得异地操作与本地操作一样，并保障了系统的方便性与安全性。

      5. 全面提升企业形象和知名度

      互联网是人们日常工作生活的高效工具，没有信息化网络的企业必将会被淘汰。通过互联网的宣传，会明显提高企业形象和知名度，增加其竞争优势。

      四、在线输出系统的建设

      在线输出系统的建设首先要涉及对该系统的网络运营方案的选择。当前主要包括如下4种方案：

      1. 独立主机：企业根据相关技术参考资料，自行购买建设在线输出系统所需的电脑设备，并且托管至数据中心。然后完全购买在线输出系统的使用权（或自行开发的在线输出系统拥有其使用权），对于系统的日常维护，输出中心自行负责或者委托他人负责。

      2. 独立网站：输出中心向拥有专业网络设备系统的网络公司申请域名、数据库和文件的存储空间，并将自己的网页、在线输出系统上传至网络公司的服务器，其日常管理与维护工作可以委托网络公司进行。

      3. 通过输出超市：中间公司拥有独立服务器，负责在线输出系统管理与维护，在其服务平台上为有需求的输出中心建立输出页面，从而将多家输出单位结集在一起形成了输出超市。客户在传输文件时，只需进入该平台，进入相应输出中心的输出页面，即可面向该输出中心进行在线业务交易。输出超市是输出中心最易于建立、最经济的一种在线输出方式，省去了在线输出系统的前期建设费用。

      4. VPN：依靠ADSL的包月服务，在企业设置一台电脑，随时通过ADSL连接在互联网上。通过专业网络公司提供的VPN服务，用户可以与输出中心的电脑直接连接，免除了文件重新下载的时间，是一种经济而又高效的方案。

      在线输出系统是一项以互联网为基础的高科技服务系统，是输出行业在宽带方面的应用之一。在系统实现之前应当结合当前企业特有的运作模式及客户关系，适当考虑在线输出服务方案的选型等方面。在线输出系统的成功实施需要有正确的实施步骤和规范细则，需要得到包括系统开发者、企业、客户以及专业网络公司之间的协调与合作，其中系统开发者角色可以合并到企业或者专业网络公司，精简其间的关系。项目的启动取决于企业或者兼系统开发者与网络公司两身份于一体的中间公司，企业既可以根据自己收集到的客户需求信息做出迅速反应，也可以由中间公司根据挖掘到的市场新需求主动捕捉市场需求。其实施方式如下：

      事前咨询—了解业务需求—撰写需求文档—确定需求服务方案—在线输出系统的原型开发—系统测试—迁移到实际运行环境—系统全面测试与完善—在线输出系统的完成—日常维护—系统定期升级。

      在系统实施完成后投入使用的过程中，仍需要有相关措施来确保系统的安全稳定运行。系统的安全稳定性与企业、客户、网络公司等都有关系，可以采取的措施有：输出中心申请技术支持，对操作人员进行专业培训；向用户提供使用指南和技术支持；定期对系统进行技术检测；定时升级系统。提供使用指南和技术支持，让输出中心的客户方便熟练地使用在线输出，是在线输出的基准点，将更有助于系统的实施与运作。而定时升级系统，则可以保证系统与信息技术的协同发展，从而保持系统的连续性，满足客户的实际需求。总之，只有合理对待系统实施的各个环节和每个角色，才能保证在线输出的顺利实施和推广。(武汉大学印刷包装系 孟 婕 )